Как организовать и представить исследовательский проект: 75 простых правил

Несомненно, организаторы должны позаботиться о техническом и информационном обеспечении семинара. Для начала следует заранее заказать удобную аудиторию. Здесь многое зависит от того, какое количество участников мы ожидаем. Точно предугадать это количество сложно, но и сильно «проколоться» тоже не хотелось бы. Если приглашенные с трудом поместятся в предложенном помещении, где, вдобавок, нечем будет дышать, мы создадим им массу неудобств. Если же аудитория окажется слишком велика по сравнению с числом фактических участников, у присутствующих возникнет психологическое ощущение неудачи, несоответствия ожиданиям. Да и расходовать лишние ресурсы никому не хочется.

Далее, нужно подготовить сообразное техническое оснащение. Одним докладчикам достаточно обычной доски (но нужно позаботиться о том, чтобы она была чистой), другим – подавай клипарт, третьи принесут с собой слайды, а четвертые уже не мыслят своего выступления без мультимедийного проектора. Скоро мы доживем и до того, когда докладчики начнут требовать разного рода электронные доски – потребности в технических средствах растут, и с этим нельзя не считаться. Должно быть подготовлено определенное количество работающих микрофонов, включая микрофоны в зале (стационарные или, лучше, переносные). Часто возникает потребность в записи выступлений для последующей расшифровки. И поскольку вопросы технического оснащения по-прежнему решаются в наших учреждениях не автоматически, следует непременно контролировать наличие требуемых технических средств, предварительно проверять их работоспособность и иметь под рукой человека, способного, как минимум, подключить аппаратуру и исправить элементарные сбои.

С информационной точки зрения важно заранее (недели за две до мероприятия) разослать участникам объявление о семинаре, в котором четко указаны время и место его проведения, тема и основные докладчики. Желательно приложить схему проезда и совершенно необходимо – координаты человека, с которым можно оперативно связаться по любому поводу. А поводы неизбежно возникают.

К объявлению хорошо бы приложить программу семинара (пусть даже предварительную), если она выходит за рамки одного основного доклада. При этом желательно избежать распространенной болезни – рассылки списка статусных докладчиков, более половины которых впоследствии не появятся на заседании. В результате пришедшие «на имена» (а таких может быть немало), хотя и привыкшие к подобным «хитростям», чувствуют себя обманутыми. Если у нас нет окончательного согласия потенциального докладчика, то более корректный способ – проставлять против его фамилии отметку «Ожидается подтверждение» или что-либо в этом духе.

К программе желательно приложить какие-то содержательные исходные материалы – как минимум, список вопросов для обсуждения (о котором мы говорили выше), а лучше – полный текст сообщения или его презентацию, на которые будет опираться основной докладчик (это делается уже намного реже). Часто подводят сами докладчики, высылая обещанный текст в самый последний момент или не высылая его вовсе. Здесь нужно договариваться задолго до объявленной даты и осуществлять мягкое давление на докладчика.

Полученные материалы рассылаются по электронной почте, но при этом нелишне разместить их на своем сайте, дав ссылку в объявлении. При этом не следует питать иллюзии в отношении того, что участники семинара заранее ознакомятся с разосланными или вывешенными на сайте материалами. Большинство из них, к сожалению, просматривают эти материалы уже в ходе самого заседания или прямо перед ним. Но, во-первых, часть участников все же использует предоставленную возможность, а, во-вторых, сама организация обсуждения в этом случае будет выглядеть намного более солидной.

Добавим, что предварительная рассылка текстов не снимает вопроса о необходимости раздаточных материалов (хотя формально организаторы могут сослаться на то, что все было доступно заранее). Поскольку многие, повторяем, заранее эти материалы не смотрят, а высланный текст с собой прихватить, естественно, забывают, то определенное количество копий раздаточных материалов все же полезно иметь под рукой.

Несколько слов о проблеме переводов . Если планируется участие иностранцев, не говорящих по-русски, мы радуемся, что семинар получает статус международного, но возникает проблема перевода. И здесь печальный опыт показывает, что следует всячески избегать последовательного перевода. Он ужасно затягивает время, аудитория «соловеет», отвлекается, многие раздражаются, слыша допускаемые переводчиком неточности и явные ошибки (а точный профессиональный перевод встречается крайне редко). Поэтому перевод должен быть только параллельным. Если иностранцев много, нужно нанимать специальную фирму со своим оборудованием и переводчиками. Если же их единицы, лучше отсадить их в сторонку с нашими переводчиками и пусть им шепчут на ухо, чтобы не отвлекать остальных.