Мастер времени. Что и когда надо делать, чтобы всё и всегда успевать

2. Детально планируйте предстоящую работу в письменном виде. Производительный труд требует подробного плана действий с определением их последовательности.

3. Четко расставьте приоритеты. Вы должны делать основной упор на действия, приносящие максимальную пользу.

4. Посвящайте работе все рабочее время. Научитесь полностью концентрироваться только на одном деле, которое на данный момент является самым важным, и не отвлекайтесь ни на что другое, пока не выполните его. Это требует огромной силы воли и самодисциплины, но карьерный успех с лихвой компенсирует затраченные усилия.

Время представляет собой неотъемлемый компонент любого достижения. Все, что вы делаете, требует временных затрат. Если вы хотите, чтобы вам на все хватало времени, существует единственный способ: занимайтесь исключительно важными делами, от которых зависит работа и жизнь, и не тратьте его ни на что другое.

Вас окружают люди и ситуации, которые крадут у вас время и подрывают эффективность труда на протяжении всего дня. Лишь железная самодисциплина поможет вам оградить себя от них.

Семь основных факторов разбазаривания времени

По данным сотен исследований и опросов, существует семь главных расхитителей времени. Способность эффективно противодействовать им во многом определяет, насколько успешной будет ваша карьера.

1. Телефон, электронная почта и СМС

Первая и главная причина потерь времени – это помехи, создаваемые телефоном, электронной почтой и СМС. Все они пытаются отвлечь вас от того, чем вы заняты в данный момент, заставляют мозг делать паузы в обдумывании важных вещей. Даже после того как вы отвернулись от монитора или повесили трубку, вам трудно вернуться к работе.

Существует семь способов борьбы с помехами такого рода.

1. Используйте телефон и электронную почту только как рабочий инструмент. Если вам необходимо к ним обратиться, старайтесь сделать общение максимально коротким. Не разговаривайте на личные темы во время работы. Общение с собеседником должно быть предельно эффективным. Приучите себя к тому, что с девяти до пяти телефон и компьютер существуют только для дела. Это же касается и смартфона.

2. Классифицируйте свою электронную корреспонденцию по степени важности. Прежде чем начинать разговор по телефону, узнайте, кто вам звонит. Преодолейте естественное любопытство, просыпающееся от звонков незнакомых людей. Первым делом выясните цель беседы.

3. Отводите в своем ежедневном расписании время, когда вас нельзя ничем отвлекать. Не становитесь рабом телефонных звонков и сигналов о поступлении почты и СМС. Просто отключите их. Нет ничего такого срочного, к чему нельзя было бы вернуться в более удобное для вас время.

4. Если вы сами звоните или отправляете сообщение по электронной почте, установите строго определенное время для ответа. Скажите собеседнику, что в этот период вы сможете принять от него ответный звонок или письмо. Не раздавайте свои телефонные номера и электронные адреса кому попало. Делайте это только тогда, когда необходимо.

5. Объединяйте все свои звонки и переписку по электронной почте в «пакеты». Постарайтесь разделаться с ними за один раз. Не распределяйте их по всему расписанию дня. Попробуйте до И часов обойтись без звонков и переписки, а накопив их, посвятить им один час с 11:00 до полудня. Затем точно так же «копите» звонки и сообщения до 15:30, чтобы разделаться с ними к 16:30.

6. Планируйте звонки заранее. Рассматривайте телефонный разговор как деловую встречу. Наметьте вопросы, которые хотели бы обсудить в ходе звонка или электронной переписки.

7. Ведите записи. Разговаривая по телефону, записывайте по ходу дела все ключевые высказывания собеседника и свои. Никогда не беритесь за трубку, не имея под рукой бумагу и ручку. Чем подробнее записи, тем сильнее ваша позиция.

2. Нежданные посетители

Вторая по распространенности причина потерь времени – это посетители, которых вы не ждали (имеются в виду не только личные визиты, но и звонки). Они могут отнять у вас массу времени. Посетителями могут быть как сотрудники вашей же компании, так и люди со стороны. Они являются, когда им заблагорассудится, отрывают вас от работы, нарушают ход ваших мыслей и снижают эффективность вашей деятельности. Иногда посетители готовы до бесконечности болтать о чем угодно, только не о том, над чем вы работаете.

Необходимо держаться от таких расхитителей времени как можно дальше. Вот пять советов, которые помогут вам в этом.

1. Установите определенное время в течение дня, когда вас никто не должен беспокоить. Сконцентрируйтесь на работе и не допускайте, чтобы вас что-то отвлекало. Выключите все электронные устройства. Сделайте себе табличку «Не беспокоить». Объясните всем, что, когда она висит на двери, вас нельзя тревожить ни при каких обстоятельствах, кроме чрезвычайных происшествий.