Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю

Теперь суммируйте время, полученное при ответах на десять приведенных выше вопросов. Этот результат представляет немалую часть времени, которое вы можете сэкономить за неделю, которую вы можете получить, воспользовавшись Десятиминутной программой организации времени.

Большинство занятых бизнесом людей и служащих, в зависимости от того, насколько эффективно они распоряжались своим временем ранее, находят, что эта цифра достигает примерно двух часов в день, иногда больше, что дает десять дополнительных часов каждую неделю. Но прежде чем эта программа сможет работать на вас, необходимо выполнить два условия:

1. Вы должны иметь четкие цели, определяющие вашу направленность в жизни. Поэтому определите свою жизненную цель. Чего вы хотите достичь и что делаете для этого? Помните, что в отсутствие целей все происходящее с вами – скорее дело случая, чем обдуманных намерений.

2. Вы должны знать, как расходуется ваше время изо дня в день. Продолжайте вести Карточки учета времени, чтобы выявлять отвлечения и задержки, которые можно взять под контроль.

Подсказки лучших Розмари Конли

«Вы должны находить промежутки времени, которые можно использовать с полной отдачей. Например, когда мне нужно ехать в Лондон для подготовки телевизионной программы, нередко машина приходит за мной в 6 часов утра. Как только становится достаточно светло, я приступаю к работе и продолжаю работать в автомобиле целых три часа, до тех пор пока меня не подвозят к дверям студии. В течение поездки туда и обратно я могу выполнить объем работ полного рабочего дня, а то и более, потому что, хотя у меня и есть мобильный телефон, обычно он звонит намного реже телефона в офисе.

Такое потенциально "потерянное время" в действительности оказывается весьма полезным. На протяжении такой поездки я могу выполнить диктовку, требующую двух рабочих дней, и когда я знаю, что предстоит подобная поездка, то беру с собой всю входящую корреспонденцию».

Три ежедневных шага

Отныне ежедневно посвящайте всего лишь десять минут следующим трем задачам:

• Учет времени. Он не должен отнимать более пяти минут, разбросанных на протяжении всего рабочего дня. Если учет занимает больше времени, вероятно, вы включаете слишком много деталей. Уменьшите их количество и используйте больше сокращений.

• Анализ затраченного времени. В конце каждого рабочего дня посвятите несколько минут анализу своих Карточек учета времени и определению путей экономии времени, используя отказ от выполнения, отсрочку или делегирование.

• Составляйте список приоритетных действий на следующий день. Вписывайте эти задачи в верхнюю часть карточки учета времени. Этот список поможет вам сосредоточиваться на приоритетных заданиях и избегать неэффективного использования времени.

И это все. Затрачивая на эти задачи десять минут в конце каждого рабочего дня, вы не только подарите себе один дополнительный день в неделю, но и более эффективно и с намного меньшим напряжением будете справляться со своей рабочей нагрузкой.

«Я долго время проводил без пользы, зато и время провело меня», – писал Шекспир в исторических хрониках «Ричард II» (действие V, сцена V). Десятиминутная программа организации времени и нагрузки поможет сделать так, чтобы печальные слова короля Ричарда никогда не стали вашей эпитафией!

Приложение 1. Карточка ежедневного учета времени

Сделайте ксерокопии этой формы распределения задач и Карточки учета времени и заполняйте их ежедневно.

Приложение 2. Определение самого продуктивного времени

В течение следующих пяти дней, используя представленную ниже сетку, отмечайте уровни своей умственной и физической активности. Каждый день используйте новую форму.

Для оценки низких уровней активности и энергии используйте отрицательную шкалу (от –1 до –5), для высоких уровней – положительную (от +1 до +5).

Нулевая линия представляет промежуточное состояние: когда вы не ощущаете себя ни особенно активным, ни вялым.

Эта оценка чисто субъективна и основывается на ваших ежечасных ощущениях. Заполняйте сетку, ставя в соответствующем квадрате галочку, как показано на примере. Каждый квадрат представляет один час, начиная с момента вашего пробуждения. Всего имеется 16 квадратов, представляющих 16 часов возможного рабочего времени в день при пятидневной рабочей недели. Этого достаточно для нужд даже полного энтузиазма трудоголика!

Может также оказаться полезным, если вы будете отмечать время, имеющее какое-то особенное значение (например, крайний срок) или другие обстоятельства, способные увеличить или уменьшить ваши энергетические резервы.