Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных

Создаем на основе таблицы-дубля новую диаграмму тримап и настраиваем подписи данных, проставив галочку у пунктов «имя категории» и «значение», а также выбрав тип разделителя «новая строка».

Мы с вами рассмотрели приемы, как из простых диаграмм сделать нестандартную визуализацию. Если честно, я считаю это, скорее, не лайфхаками, а костылями: настраивать вспомогательные оси, прятать шкалу в цвет фона, отключать у графика линии и ставить ссылки со сводной таблицы на соседние ячейки.

Если вы часто этим занимаетесь в Excel или PowerPoint, то, возможно, вам пора перейти в Power BI. Там эти визуализации уже доведены до ума, и есть еще много полезных диаграмм и функций по работе с данными.

С другой стороны, понимая анатомию диаграмм на таком уровне, вы и в продвинутых BI-системах будете иметь больше свободы действий.

Резюме

Обычно на дашборде сравнивают «Факт» с «Планом» или другим показателем. Чтобы визуализация оставалась наглядной, мы используем нестандартные диаграммы. В современных BI-системах это готовые виджеты, а в Excel приходится использовать трюки, чтобы получить внешне похожий результат.

Рейтинг

Совмещаем два столбца по принципу буллет-чарта, как будто «Факт» пробивает границу «Плана».

● На основе линейчатой – за счет построения ряда «Факт» по вспомогательной оси, настройки бокового зазора.

● На основе гистограммы – за счет отображения ряда «План» в виде графика с маркерами. А дальше убираем линию и настраиваем маркер в виде большой полоски.

Динамика

● Комбинируем линию и столбец, чтобы избежать нагромождения точек в одном месте.

● Используем вспомогательную ось, если значения разного порядка (одно в сотнях, а другое – в тысячах). Только шкалу нельзя удалять, придется маскировать ее в цвет фона.

Структура

● Для сопоставления структуры «Плана» и «Факта» используем нормированную линейчатую. Наглядной она будет в пределах 6 категорий.

● Для двух категорий подойдет тримап. Он покажет общую структуру по категориям верхнего уровня, а также структуру подкатегорий внутри.

6.4 Как показать все и сразу

Проекты по визуализации данных обычно начинаются с красивого аккуратного макета. Но результат чаще всего выглядит совсем иначе. Стоит заказчику увидеть продукт, появляются новые требования и идеи.

– А давайте добавим на диаграмму не только план, но и факт прошлого года?

– Сравнивать с прошлым годом недостаточно (пандемия, кризис или новая напасть). Нужен еще предыдущий год.

– Добавьте на график отклонения в процентах. Нет, в абсолютных значениях. Хм, а давайте и в процентах, и в абсолютных!

Этот список можно продолжать долго, и от каждого нового пункта у менеджеров и аналитиков дергается глаз. Конечно, получается нечто ужасное.

Иногда такая проблема возникает, потому что мы забываем, какой вид анализа используем: где-то меняем тип диаграммы, где-то разделяем ее на две. Но иногда действительно нужно сравнивать сразу несколько показателей.

Конечно, последнее слово всегда остается за заказчиком. В проектах моей компании иногда тоже приходится идти на компромисс, который я не стану показывать в портфолио как пример лучших практик.

Когда таблица – единственный вариант

Даже в Power BI и Tableau не существует диаграммы, которая наглядно отобразит 4 ряда данных в разрезе нескольких категорий. 3 показателя – это предел для отдельной диаграммы: можно использовать комбинированные графики, которые я показывал в предыдущей главе, или двухуровневый тримап для категорий с подкатегориями.

Для большего объема данных есть только один рабочий вариант – это таблицы. Многим такой вариант не нравится, но он хотя бы позволит прочитать значения. И это лучше перегруженной диаграммы.

Чтобы сделать таблицу наглядной и удобной для восприятия, важно не переборщить с красочным оформлением и расставить визуальные акценты грамотно.

Многие довольствуются стандартным форматированием сводных таблиц. Но у меня здесь подход такой же, как и с диаграммой: есть черновик для расчетов, а есть чистовая версия, которая попадает на лист с дашбордом.

Обратите внимание! В оформленной версии я убрал плановые показатели. А вместо них добавил отклонения в процентах с цветовой кодировкой по принципу светофора. Вычислять в уме разницу между «Планом» и «Фактом» не придется – у нас есть визуальный акцент на «Факте» и наглядный индикатор отклонения от «Плана».

Разберемся по шагам, как получить такой результат, используя дополнительные возможности сводных таблиц.

Как добавить вычисляемое поле

У меня для примера это будут вычисления по выполнению плана по выручке, прибыли и марже.

Столбцы в сводную добавляем на вкладке «Анализ сводной таблицы»: раздел «Вычисления» → кнопка «Поля элементы и наборы» → пункт «Вычисляемое поле».