Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных

Конечно, этой книги недостаточно, чтобы осуществить цифровую трансформацию компании. Она не о стратегии и не об искусственном интеллекте. Но если большинство офисных сотрудников, прочитав ее, применят в работе простые правила, то общая корпоративная культура серьезно вырастет. И уже не будет разрыва между продвинутыми менеджерами в «Москва-Сити» и «простыми смертными» в филиалах.

Если для вас визуализация и дашборды – это стандарт работы, поделитесь этой книгой с коллегами, и тогда они быстрее начнут говорить с вами на одном языке, а эффективность команды возрастет.

Эти три истории объединяет одна общая ситуация: у заказчика есть образ результата – того самого дашборда, но он не знает, как четко поставить задачу. Исполнитель, владелец данных, ждет четкого техзадания и не догадывается, какие варианты решения предложить, потому что не знает, как это бывает по-другому, с какой стороны подойти к аналитической задаче.

Руководители, аналитики, менеджеры среднего звена – все они сталкиваются со сложностями в грамотной подаче данных. Я написал эту книгу, чтобы вы избавились от них максимально легко и быстро – с помощью приемов и практик, одобренных десятками моих клиентов и тысячами студентов.

Подходы к работе с данными и правила визуализации одинаковы как для Excel, так и для любой BI-системы. Я привожу инструкции для Excel, потому что это самая распространенная программа для работы с отчетами, с ней приходится иметь дело любому аналитику и руководителю.

Не удивляйтесь, что книга начинается с практики, а теория идет в конце. Так или иначе, но теорию все слышали и спотыкались на ее применении. Поэтому я проведу вас через сквозной кейс создания дашборда – от сырых данных до продвинутого дизайна. Для этого я дополнил книгу QR-кодами и ссылками на видеоуроки. В них работа описана еще подробнее: книга будет у вас под рукой как конспект с иллюстрациями.

Вы убедитесь, что все не так сложно, порой даже увлекательно, сможете ощутить свободу действий и выйти за рамки моих чек-листов, изучив правила визуализации в последней части, а также узнаете полезные лайфхаки.

Помните, не стоит рисовать диаграмму просто потому, что вы это умеете! Важно донести смысл данных и принять верное решение.

Удачного чтения и практики за компьютером!

Часть 1 Подготовка данных

Отчеты в привычных таблицах, составленных вручную, не годятся для построения дашбордов. Информация в них скомпонована удобно и понятно для человеческого восприятия, но не годится для машинной обработки. Поэтому работа с данными – первый шаг перед разработкой дашборда.

В этой части книги я расскажу, на что обращать внимание при анализе исходных данных, и покажу, как правильно их подготовить, чтобы интерактивный дашборд автоматически обновлялся.

1.1 Приводим в порядок исходные данные

Популярная проблема: сотрудники делают отчеты так, как им удобно, не задумываясь, как с этими данными будут работать другие. Получаются сложные для восприятия таблицы со вспомогательными расчетными столбцами, комментариями, выделениями цветом. Иногда это автоматически сформированный отчет из 1С или другой системы, который потом обрастает примечаниями и группировками.

Автора такой таблицы все устраивает. Ему удобно вводить данные в новый столбец, протянуть формулу, посмотреть на соседнем листе результаты расчета. Но проблема даже не в том, что всем остальным это не очевидно, – такие данные невозможно загрузить в сводные таблицы, на основе которых мы делаем дашборд.

Покажу еще не самый страшный пример – таблицу с данными по расходам на персонал.

● В строках таблицы – статьи расходов и подразделения, а также подытоги по ним. Они выделены цветом, но технически внутри столбца А эти категории неразличимы.

● Правее в столбцах идут месяцы в объединенных ячейках, а под ними – группировка план/факт. То есть мы имеем двухуровневую шапку таблицы.

В такую матричную структуру действительно удобно вносить данные, особенно если нужно добавить цифру в ячейку и забыть о ней. Но мы с вами думаем на несколько шагов вперед: как настроить шаблон отчета, который будет автоматически обновляться при добавлении новых данных?

Решение: исходную матричную таблицу нужно перевести в так называемый плоский формат.

Если вносить данные вручную, это добавит рутинной работы: для каждой строки с числовым показателем нужно повторять признаки категорий (подразделение, статья, месяц). И компактная матрица превратится в сотни и тысячи строк.

Хорошая новость: если вы выгружаете исходные данные из базы, то любая информационная система позволяет сделать это в том самом плоском формате.

Как преобразовать данные в плоскую таблицу

Плоская таблица с исходными данными должна содержать:

● строку заголовков с названиями категорий;

● 5 столбцов по количеству категорий;