Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать

Сегодня многие российские компании прибегают к тайм-менеджменту, пытаясь повысить эффективность работы своих сотрудников. В множестве компаний есть статистика об использовании рабочего времени, но ни в одной нет статистики

о качестве этого времени. Представьте ситуацию, которую, думаю, узнают многие. Предположим, что сегодня вечером было совещание по статусу на вашем текущем проекте. У вас работает разработчик Ваня — способный программист с большим стажем. Вы ставите перед ним задачу X. Выдав ему четко сформулированную постановку этой задачи, спрашиваете: "Ваня, сколько времени тебе надо, чтобы закодировать задачу X?" Ваня отвечает: "Четыре часа, максимум — шесть". Вы соглашаетесь: "Хорошо, ты начнешь завтра в девять утра, в шесть вечера мы уже включим твое творчество в завтрашнее дневное расписание". Ваня отвечает: "Никаких проблем, все будет готово". Наступает завтра, шесть часов вечера. Работа у Вани не готова. Ему надо еще два или три часа. Объяснить, почему не готово, он не может. Вопрос " Чем ты занимался весь день?!" повергает его в ярость. Вы глубоко разочарованы в Ване. Он бездельник, а казался способным программистом. В наше время сложно найти хорошего специалиста. Не делайте поспешных выводов. У каждого следствия есть причина. Понаблюдаем за Ваней во время работы и выявим эту причину. Вот хроника рабочего дня Ивана.

Реализация задачи X (четыре часа). 10:00. Пришел на работу. Позвали на совещание по дру гому проекту в качестве консультанта.

11:00. Выпил кофе. Встретил Сережу, вышли покурить. 11:30. Сел работать.

11:45. Пришли чинить кондиционер. Попросили освободить рабочее место, выпил кофе, сходил покурить.

13:00. Позвали в бухгалтерию. Долго расспрашивали о документах со сложными аббревиатурами.

13:30. Ушел, обедать.

14:30. Пришел с обеда, начал работать, почти закончил.

16:00. Снова совещание. На нем рисовал в блокноте человечков, но уйти не мог — на совещание его позвал заместитель директора.

17:00. Через час выпуск дневного билда, а его работа не готова.

18:15. Получил выговор: "Задача на полдня, а ты весь день с ней провозился, да еще и опоздал!"

Посмотрим, сколько времени Ваня потратил на выполнение вашего поручения.

Рабочий день Вани

Получается 15 минут + 1 час 30 минут + 1 час 15 минут = 3 часа. На ваш проект у него было три часа вместо необходимых четырех, и он справился — потратил меньше четырех часов. Его надо было похвалить, а не ругать. Теперь вы понимаете, почему его вывел из себя вопрос, чем он занимался весь день, — он занимался работой. КПД его деятельности был низким не потому, что Ваня — плохой работник, а так как на продуктивность любого человека влияет коэффициент мусорного времени — соотношение непроизводительных и производительных часов. В случае с Ваней это 5:8, то есть для выполнения четырехчасовой задачи ему был необходим весь день и еще немного следующего. Посмотрев на его результат, мы увидим, что это спра-

ведливо: Ваня заканчивал выполнение задания после того, как рабочий день закончился.

Хочется предостеречь тех, кто считает, что в их организации мусорного времени нет. Оно присутствует всегда, просто у одних его больше, у других — меньше; чтобы учесть влияние мусорного времени на работу, действовать стоит в двух направлениях.

Во-первых, обязательно учитывайте его при планировании, во-вторых, снижайте коэффициент мусорного времени путем устранения его источников. Разберем все по порядку.

Как учитывать коэффициент мусорного времени при планировании

Прежде чем учитывать, его надо определить: выберите для этого несколько коротких и безрисковых, но осмысленных задач. Затем сформулируйте оценки в идеальных часах, то есть сколько необходимо времени, чтобы выполнить задачу от начала до конца, если никто не будет мешать, не надо будет есть, курить и т. д. После этого нажмите кнопку секундомера и начинайте работать в привычном режиме. Сравните полученное фактическое значение с продолжительностью в идеальных часах. Вы получили коэффициент мусорного времени. В идеале это будет около 1:7, то есть один час из восьми в рабочем дне — мусорный.