Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю

• «Эта инструкция к факсу просто сбивает меня с толку. Ты что-нибудь в ней понимаешь?»

Передав через стол документ, посетитель переходит в вашу личную зону под предлогом указать вам на что-то якобы интересное или вызвавшее замешательство.

Или же он или она могут вслед за своей репликой просто вторгнуться в вашу личную зону, чтобы вручить вам документ.

3. Последний маневр состоит в том, чтобы сесть. Ваш посетитель осуществляет его, либо передвинув в вашу зону стул, либо даже усевшись на стол. Когда это происходит – сражение проиграно. Вы больше уже не контролируете события, и если, проявив грубость, вы не велите ему или ей выйти, то вам придется смириться с потерей значительного количества времени, украденного непрошеным визитером.

Как бороться с непрошеным посетителем

Вот шесть стратегий обхождения с незапланированными визитерами.

1. Создайте физические преграды

Преградите вход в вашу личную зону каким-нибудь небольшим предметом мебели, вроде низкого столика или даже корзины для ненужных бумаг. Даже полный решимости незваный гость обычно не позволяет себе отодвигать мебель!

2. Верните их в общую зону

Если он или она вторгаются в вашу личную зону, как можно быстрее удалите их оттуда. Один из приемов состоит в том, чтобы встать и подойти к шкафу за каким-нибудь документом. Взяв его, оставайтесь в общей зоне, так чтобы вашему посетителю для продолжения разговора пришлось бы вернуться, а затем постепенно выпроводите его или ее из офиса.

Конкретный способ неважен. Самое главное – выпроводить вашего «гостя» как можно быстрее и решительнее. Пока он или она будут находиться в вашей личной зоне, вы будете оставаться в психологически невыгодном положении.

3. Избегайте смотреть в глаза

Расположите свой стол таким образом, чтобы находиться к заглянувшему посетителю спиной или боком. Или же, когда заходит непрошеный посетитель, лишь коротко взгляните на него и объясните, что «заняты важным заданием», а затем снова опустите взгляд. Очень трудно прервать человека, если нет возможности смотреть ему в лицо.

4. Никогда не позволяйте им обосноваться

Когда в ваш офис заходит незапланированный посетитель, встаньте для разговора с ним. Такой прием почти наверняка не позволит ему задержаться для долгого разговора.

5. Выведите их из офиса

Проводите непрошеного посетителя из своего офиса, предложив ему что-нибудь показать за его стенами:

«Ты видел новое объявление в общем офисе?»

«Ты видел прекрасную композицию из цветов в приемной?»

Что именно вы покажете – неважно, главное – вывести его из офиса.

6. Сделайте так, чтобы люди договаривались о встрече с вами

Ваш рабочий день включает два различных типа времени:

• Жесткое время распределяется и планируется заранее. Оно включает встречи, совещания и т. п.;

• Гибкое время – это любой из нераспланированных, неконкретизированных периодов дня: время, отведенное на неожиданные или незапланированные события или деятельность.

Некоторые менеджеры считают, что только «жесткое время» следует согласовывать с другими. «Гибкое время» они рассматривают как период, когда можно отвлекаться от работы. В результате им часто приходится реагировать на срочные, а не на приоритетные события. Они становятся рабами своего персонала.

Одна из задач эффективной организации времени состоит в том, чтобы, распланировав конкретные виды работ, заранее подготовив письменное расписание и придерживаясь его, отнести все приоритетные задания к «жесткому времени».

Определяя ежедневные или даже ежечасные приоритеты, спросите себя:

• «Как повлияют мои теперешние действия на будущее?»

Важными являются задания, имеющие долговременные положительные или отрицательные последствия.

Знание этого помогает вам отделить высокоприоритетные задания от низкоприоритетных, не дает застрять на незначительных 20 % деятельности, которые легко могут занять 80 % вашего времени, заставив большую часть внимания уделять второстепенному!

Противодействуйте непрошеным посетителям, превратив «гибкое время» в «жесткое». Сделайте так, чтобы люди договаривались о встрече с вами, либо предварительно условившись по телефону, либо записав свое имя напротив времени приема, указанного на вашей двери.

Хотя, к сожалению, такое решение доступно не каждому, если оно возможно, подумайте над тем, чтобы придерживаться такой стратегии по крайней мере один-два дня в неделю. Или же определите конкретное время, например, между полуднем и обедом или между 3 и 4 часами дня, как «жесткое время», когда посетители могут встретиться с вами только по договоренности. Эта стратегия освобождает промежутки времени для наиболее эффективного процесса сосредоточенности на высокоприоритетных заданиях.