Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю

Многие менеджеры рассказывали мне, что при написании, к примеру, сложных отчетов, достаточно даже кратковременного вмешательства, чтобы рассеять концентрацию и нарушить ход мыслей. Чтобы вновь вникнуть в работу, им требовалось по меньшей мере пять минут, а иногда даже больше. Таким образом, незапланированный посетитель, даже если он займет только несколько минут вашего времени, может вызвать потери намного большего количества времени.

Заглядывающие посетители и офисы открытого типа

Офисы с планировкой открытого типа обладают тем преимуществом, что хорошо приспособлены для группового общения. Если они спланированы удачно, адекватно защищены от шума, а громко работающее оборудование достаточно изолировано, то преимущества могут даже перевешивать недостатки. Однако как бы хорошо они ни были спланированы, подобные офисы, вероятно, ответственны за большее количество попусту растраченного времени, чем какое-либо иное нововведение.

Многие находят, что в них труднее сосредоточиться, кроме того в них люди становятся намного уязвимее для незапланированных посетителей. В связи с тем, что такая планировка должна обеспечить свободный доступ к служащим, она благоприятствует и отнимающим время посетителям. Я не знаю ни одной безупречной стратегии противодействия вторгшимся в это открытое пространство Ворам вашего Времени. Но менеджеры рассказывали мне о следующих хорошо зарекомендовавших себя приемах.

• Светофор. Одна женщина-менеджер, использовав лист картона и цветные маркеры, изготовила имитацию светофора. Простая заслонка позволяла ей поочередно закрывать и открывать каждый из «сигналов». Своим сотрудникам она сказала: «Если открыт красный "сигнал" – прерывайте меня только в случае пожара. Когда я открою желтый – добро пожаловать с важными, первоочередными вопросами. Если "горит" зеленый, можете приходить ко мне с любыми проблемами». Она обнаружила, что этот остроумный подход в целом приняли благожелательно.

• Наушники-заглушки. Одному менеджеру-мужчине, которому не удавалось сосредоточиться из-за шума в офисе с открытой планировкой, пришла мысль использовать наушники. И вместо незаметных, маленьких восковых заглушек, невидимых окружающим, он с умыслом приобрел пару больших, явно бросающихся в глаза наушников «Микки-Маус». Они не только заглушали посторонние звуки, но и ясно давали понять коллегам, что его нельзя беспокоить!

• Планирование и сотрудничество. В связи с тем, что отвлечения от работы, вероятно, в равной мере докучают каждому, желательно время от времени устраивать общие собрания, когда можно обсудить проблемы и определить пути улучшения рабочей обстановки.

Подсказки лучших Стивен Рубин, президент Pentland Group

«Необходимо иметь хорошего секретаря, отсеивающего отнимающие время телефонные звонки и соединяющего вас только в том случае, если звонок важный и не прерывает совещания. Если вы не предпримете такой предосторожности, то обнаружите, что не сможете провести ни одного не прерванного совещания».

А сейчас снова может оказаться полезным взглянуть на ваши записи учета времени, чтобы посмотреть, сколько раз отрывал вас от работы «заглянувший» Вор и сколько времени отнял, для уменьшения этих потерь используйте наиболее приемлемый для вас прием из описанных выше.

Глава 7 Что делать, чтобы не болела голова от телефонных звонков

Большое преимущество этого электрического аппарата над любым другим состоит в том, что для обращения с ним не требуется никаких особых навыков.

Из проспекта электрической телефонной компании Александера Грейама Белла, 25 марта 1878 г.

Представьте себе такую картину. Кто-то из ваших коллег, доведенный до отчаяния рабочей нагрузкой, взбирается на подоконник окна десятого этажа и собирается прыгнуть. Вы начинаете отговаривать его. Затем, когда он уже готов спуститься с окна в комнату, звонит телефон. Вы возьмете трубку? Вряд ли.

Однако каждый раз, когда вы прерываете очень важное задание на то, что нередко оказывается незначительным телефонным звонком, вы поступаете не так разумно.

Отсеивание, перепоручение и отсрочка телефонных звонков

Чтобы клиенты и поставщики считали вашу компанию эффективной, а персонал – учтивым, на телефонные звонки, конечно же, нужно отвечать вовремя и вежливо. Но это не означает, что отвечать на них всегда должны именно вы.