Управляй как бог менеджмента. Инструменты выдающегося руководителя

Какой бы техникой, формой или стилем вы ни пользовались для документирования обратной связи, они должны быть легко заметными и очевидными для вас. Я использую F с плюсом или минусом и инициалы сотрудника, обычно рядом с заметкой, в которой сказано, о чём шла речь на встрече. В другой части формы может быть стрелка или ещё одна запись. Рядом с F- или F+ может быть цифра, представляющая число предоставленных обратных связей на конкретный момент.

Вот и вся формальность, которая требуется HR или юридическому отделу. Вам не нужно соответствовать юридическим стандартам, писать служебные записки или в точности писать то, что сказали вы, или то, что вам ответили подчинённые. Краткие примечания – гораздо более долговечное искусство. Вряд ли вам понадобится вспомнить какую-то невнятную запись спустя 18 месяцев. Более короткие временные промежутки позволяют нам сохранять форму контекста, и будет достаточно самого простого. Вот два примера:

F+, В, СТ эфф. Лучше. (Я дал Венди, одной из моих подчинённых, положительную обратную связь об улучшении статистики прослушиваний подкаста Career Tools).

F+, М, 1ММ продажи. (Я дал положительную обратную связь Мэгги, она тоже работает на меня, за достижение цели в один миллион долларов в продажах на конец первого квартала.)

Подобных записей вполне достаточно.

Наконец, мы рекомендуем вам делать наставнические пометки на обратной стороне формы для Тет-а-Тетов за прошлую неделю. Это не столько рекомендация о том, «как», сколько совет о том, «где» делать записи. Мы предлагаем способ одного из наших слушателей, нам он показался великолепным. (Подробнее мы обсудим эту тему, когда затронем наставничество.)

Вместо того чтобы смешивать свои наставнические записи с остальными заметками, записывайте их на задней стороне формы с предыдущего Тет-а-Тета. Если вы используете обычный блокнот, где ваши еженедельные записи ведутся от начала к концу в хронологическом (а НЕ обратном) порядке, то как только вы откроете блокнот или папку, задняя часть формы за прошедшую неделю будет перед вами, слева от передней части страницы с повестками на текущую неделю.

Где проводить Тет-а-Теты

Не проводите Тет-а-Теты на публике. Такие встречи – в каком-то смысле как обратная связь, они существуют для частного пользования. Тет-а-Тет, который вы проводите, предназначен только для вас и подчинённого.

Однако мы не предлагаем вам гнаться за секретностью. Публичное и частное находится в одном спектре. В профессиональном плане существует не так много того, что делается строго в тайне. Уединённость предполагает, что у вас должен быть свой офис. Согласно нашему принципу, нельзя устраивать Тет-а-Тет на публике, но он и не должен проходить в каком-то отдельном специальном месте.

Вы можете устроить совершенно приемлемый, абсолютно профессиональный, не публичный и не тайный Тет-а-Тет в кафе в 10 утра. Туда постоянно ходит много народу за кофе. Вы можете сесть за стол в пяти метрах от центрального прохода, друг напротив друга или рядом и провести совещание в общественном месте, но оно не будет публичным, потому что все будут знать, что вы на встрече и больше никого на неё не приглашали.

Мы не рекомендуем искать приватности. Если у вас есть свой кабинет, тогда это будет идеальным местом. Мы не рекомендуем его избегать, только потому что это ваш кабинет. Подчинённые его не боятся. (А если боятся – значит, они боятся вас.) Вам не обязательно закрывать дверь. Некоторые люди так делают, и в этом нет ничего такого; можете оставить дверь открытой, это тоже нормально.

Пожалуйста, не приходите в кабинет подчинённого. Не заходите в его кубикл, потому что одному человеку посещать 6, 7 или 10 разных мест не имеет смысла. Гораздо продуктивнее, если 6, 7 или 10 людей соберутся в одной точке, и, если честно, так вам будет проще. У вас много встреч вроде этой; у них – всего одна. Покидать своё рабочее место, выходить из своего кабинета и искать своих подчинённых – значит тормозить рабочий процесс и ставить очередное препятствие или барьер между вами и Тет-а-Тетом.

Если вы работаете в кубикле, то в нём вполне успешно можно проводить Тет-а-Теты. Когда мы думаем о кубикле, то представляем рабочее место с тремя стенками, где располагается стол, в его углу обычно стоит компьютерный монитор, а на специальной выдвигающейся полке – клавиатура. Вот наше правило об использовании кубикла для проведения встречи: если вы можете измерить свой кубикл и в ширину он около 2 метров или меньше, а стены только на 15–30 см выше стола, то это не совсем стены. Если они выше, а ширина кубикла более 2 метров, то здесь можно провести Тет-а-Тет. Попросите подчинённого принести с собой стул, если же у вас есть дополнительный или складной, сотрудник сядет рядом с вами, а вы немного наклонитесь и понизите голос, то сможете тихо поговорить.