Действуй разумно! Как научиться думать, принимать решения и кратчайшим путем добиваться лучших результатов

Вы можете пользоваться самыми разными стратегиями, тактиками, методами и способами, чтобы продолжать работать, не отвлекаясь до тех пор, пока не выполните поставленную задачу. Чтобы эффективно распоряжаться своим временем и извлекать из него максимум пользы, необходимо прежде всего ясно видеть перед собой конечную цель.

Для этого надо регулярно задавать себе следующие вопросы:

1. Что я хочу сделать?

2. Как я смогу это сделать?

3. Смогу ли я таким образом добиться желаемых результатов?

4. Из каких предположений я исхожу?

5. Как быть, если какие-то из предположений окажутся ошибочными?

6. Существует ли другой способ получения желаемых результатов?

7. Если бы была возможность начать эту работу заново, что бы я сделал иначе?

После того как у вас сложится ясное представление о своей главной цели, вы можете воспользоваться проверенными методами ее достижения.

Инструменты тайм-менеджмента

Самым действенным инструментом тайм-менеджмента является памятка. Выделив основную цель (или ряд целей), составьте перечень всего, что вам будет необходимо для ее достижения. На работе вы можете также составлять список всех дел, которые надо выполнить в течение дня.

В идеальном случае подобная памятка составляется накануне, в конце рабочего дня. Планируя таким образом свой завтрашний день, вы как бы ставите перед собой ряд мини-целей. То, что записи делаются накануне вечером, дает возможность во время ночного отдыха включить в работу подсознание. Это позволит вам просыпаться с новыми идеями, которые помогут быстрее справляться с важными заданиями.

Если у вас нет возможности подготовить список вечером, то первое, что вы должны сделать утром, — это составить письменный план на день. Не беритесь ни за какие другие дела, не делайте ни одного звонка по телефону, пока не составите этот перечень.

Уже сам факт сверки своих действий с памяткой позволяет с первого же дня повысить производительность на 25–50 процентов.

Не проверяйте свою электронную почту

Приучите себя не начинать свой рабочий день с проверки электронной почты. Вы можете вдвое и даже втрое увеличить производительность, избавившись от привычки постоянно отвлекаться на всевозможные гаджеты. Примите решение проверять поступившую почту лишь дважды в день — в 11:00 и 15:00. Выключите в своем компьютере звуковое оповещение о поступлении сообщений. Не позволяйте себе становиться рабом других людей, которым вздумалось что-то написать вам. В большинстве случаев все это не срочно и вполне может подождать.

Расставьте приоритеты в своем списке

Подготовив перечень дел на предстоящий день, выделите в нем приоритетные позиции. Для этого существует несколько способов, которые могут значительно повысить вашу производительность.

Для начала примените правило 80/20. Помните, что 80 процентов результатов достигается за счет выполнения 20 процентов намеченных дел. Если вы наметили на день десять дел, то два из них имеют существенно большую значимость, чем восемь остальных, вместе взятых. Определите эти дела.

Метод АБВГД

Для градации своих ежедневных заданий используйте метод АБВГД. При этом необходимо учитывать последствия каждого действия. Самыми важными делами являются те, которые сопряжены с самыми серьезными потенциальными последствиями. У дел, имеющих низкую важность, последствия не столь значительны или отсутствуют вовсе. Подумайте об этом, прежде чем приступать к работе.

А — необходимо сделать. Выполнение или невыполнение этого задания сопряжено с самыми серьезными последствиями. Буквой А маркируются наиболее важные и неотложные дела.

Б — надо бы сделать. Это задание имеет умеренные последствия и является не столь важным, как задания категории А.

В — хорошо бы сделать. Такие дела не приносят никакой пользы, но доставляют удовольствие (сходить попить кофе, поболтать с коллегами, заглянуть в социальные сети).

Г — поручить кому-нибудь. Делегируйте свои задания при любой возможности, даже если они вам нравятся и доставляют удовольствие. Это позволяет высвободить время для немногих, но самых важных дел.

Д — не делать вообще. Если работа не приносит пользы, просто откажитесь от нее.

Снабдив каждый пункт в своем перечне соответствующей буквой, сделайте следующий шаг и расставьте индексы А1, А2, А3, чтобы установить очередность самых важных дел. Затем проделайте то же самое с другими заданиями (Б1, Б2, Б3 и т. д.).

Соблюдайте правило, в соответствии с которым нельзя браться за дела категории Б, пока не будут завершены все дела категории А. По сравнению с заданием А1 все остальные пункты вашего перечня — это пустая трата времени.

Используйте правило 70 процентов. Если кто-то способен справиться с заданием на 70 процентов по сравнению с вами, смело делегируйте его этому человеку. Мы привыкаем к своей зоне комфорта и поэтому охотно выполняем малозначимые дела, которые лучше всего удавались нам в прошлом, но в данный момент не имеют ни какого значения для достижения желаемого результата.