Управление результативностью. Система оценки результатов в действии

1. Идентификация и согласование проблемы. Проведите анализ отзывов и предложений, а также, насколько это возможно, согласуйте с сотрудником, в чем именно заключалось ненадлежащее выполнение им своей работы. Отзывы можно специально запросить у менеджеров, а можно сделать их частью должностных обязанностей. Такое возможно, когда сотрудники осведомлены о целях и стандартах, знают, какие показатели эффективности труда будут использованы, и либо получают обратную связь/контрольную информацию автоматически, либо всегда имеют к ней доступ. В таком случае они могут сами измерять и оценивать производительность своего труда, и при условии наличия достаточного уровня мотивации и образования, сами же осуществлять корректирующие действия. Говоря другими словами, существует механизм саморегуляции, основанный на получении обратной связи. Менеджеры должны прилагать все усилия для создания такой ситуации на местах, когда легче предупредить болезнь, чем вылечить.

2. Установление причины (причин) ненадлежащего выполнения работы. В процессе установления причин провала работы менеджеру не следует просто искать, на кого бы возложить вину. Целью данного процесса является совместный поиск менеджером и сотрудником фактов, приведших к возникновению данной проблемы. Именно на основе анализа этих фактов может быть принято решение, что сотруднику, менеджеру или им обоим необходимо предпринять по этому поводу.

Во-первых, необходимо идентифицировать причины, не зависящие от сотрудника. В них могут входить: давление извне, изменение требований (нормативов), системные недостатки, недостаточные ресурсы (временные, финансовые, технические), работа или задания, порученные сотрудникам, не обладающим необходимым опытом или качествами, недостаточное стимулирование и отсутствие дальнейшего обучения, а также неэффективное управление со стороны менеджера, руководителя группы или коллег. Могут быть рассмотрены любые факторы, зависящие от сотрудника и/или менеджера. Необходимо определить, в какой степени причина проблемы зависит от того, что сотрудник:

• не получил в достаточной мере поддержку или руководящие указания со стороны менеджера;

• в полной мере не понял, что от него или от нее ожидается;

• не смог выполнить свою работу – квалификация;

• не знал, как выполнить работу, – практический опыт;

• не хотел выполнять работу – отношение.

3. Определение и согласование необходимых мер. Сотрудник, менеджер или обе стороны могут предпринять следующие меры:

• Совершенствование практических навыков – совместная деятельность менеджера и сотрудника.

• Изменение поведенческой модели – это является задачей сотрудника, при условии признания того факта, что поведение необходимо изменить. Роль менеджера в данном процессе усложняется тем, что люди не исправят свое поведение просто потому, что им сказали это сделать. Им необходимо оказать помощь в осознании того, что определенные перемены в поведении послужат на благо им самим, а не только организации в целом.

• Изменение отношения – изменить поведение гораздо легче, чем изменить отношение, которое может иметь глубокие корни. Последовательность действий в этом случае такова – необходимо сначала, насколько это максимально возможно, исправить поведение, а затем последуют перемены в отношении.

• Предоставление поддержки и руководящих указаний со стороны менеджера.

• Совместное подробное обсуждение ожидаемых результатов.

• Развитие навыков и умений – определение шагов, которые необходимо предпринять сотруднику для самосовершенствования, а также обозначение того, каким образом менеджер может оказать содействие в виде наставничества, дополнительных практических занятий или обучения.

• Пересмотр должностных обязанностей.

Независимо от выбранных мер, обе стороны должны иметь возможность ознакомиться с их результатами. Это можно сделать с помощью обратной связи, но правильнее будет, если сотрудники окажутся мотивированы к тому, чтобы самим отслеживать собственную результативность и по мере необходимости предпринимать соответствующие действия.

4. Обеспечение необходимыми ресурсами. Обеспечьте обучение, руководство, взаимодействие, необходимые для претворения в жизнь согласованных действий.

5. Контроль и предоставление обратной связи. Как менеджеры, так и сотрудники контролируют и измеряют эффективность труда, следят за тем, чтобы предоставлялись и анализировались данные обратной связи, а также согласовывают дальнейшие необходимые действия.

Решение проблем недостаточной производительности труда на совещаниях по анализу результативности